eHKP vs. digitaler HKP: Warum Zahnarztpraxen beide brauchen
Ein Heil- und Kostenplan (HKP) ist in jeder Zahnarztpraxis unverzichtbar. Doch was genau ist der Unterschied zwischen einem elektronischen HKP (eHKP) und einem digitalen HKP? In diesem Blogpost erklären wir die wichtigsten Unterschiede, zeigen Vorteile und geben praxisnahe Tipps für die digitale Übermittlung.
Was ist ein Heil- und Kostenplan (HKP)?
Wofür wird der HKP in der Zahnarztpraxis benötigt?
Der Heil- und Kostenplan ist die Grundlage für die Abrechnung zahnmedizinischer Behandlungen. Er enthält alle notwendigen Informationen zu den geplanten Leistungen sowie die voraussichtlichen Kosten. Für Patient:innen ist er entscheidend, um zu wissen, welche Kosten auf sie zukommen und welche Leistungen von der Krankenkasse übernommen werden. Gleichzeitig bietet der HKP der Zahnarztpraxis rechtliche Sicherheit und Klarheit in der Kommunikation mit Kostenträgern und Patient:innen.
Wer erstellt und prüft den Heil- und Kostenplan?
Zahnärzt:innen erstellen den HKP basierend auf der individuellen Behandlungssituation der Patient:innen. Dabei wird jede erforderliche Maßnahme genau dokumentiert. Nach der Erstellung wird der Plan an die Krankenkasse übermittelt, die ihn auf Richtigkeit und Notwendigkeit prüft. Erst nach der Genehmigung durch die Krankenkasse kann die Behandlung durchgeführt werden, was den HKP zu einem wichtigen Instrument der Kostensicherung macht.
Erfahren Sie mehr über die Erstellung eines Heil- und Kostenplans in unserer detaillierten Anleitung.
Verschiedene Planarten in der Zahnmedizin
Heil- und Kostenplan (HKP): Planung und Kostenübernahme
Der Heil- und Kostenplan wird in der Regel für umfangreiche zahnmedizinische Behandlungen wie Zahnersatz oder kieferorthopädische Maßnahmen erstellt. Er enthält detaillierte Informationen über die geplanten Behandlungsmaßnahmen, die voraussichtlichen Kosten und den Eigenanteil der Patient:innen. Diese umfassende Dokumentation sorgt für Transparenz und eine klare Kostenübersicht.
Detaillierte Informationen zum Heil- und Kostenplan bietet die Bundeszahnärztekammer.
Vorbereitungsplan: Erste Einschätzung der Behandlung
Ein Vorbereitungsplan wird oft schon vor der eigentlichen Behandlung erstellt. Er gibt eine erste Kostenschätzung ab und ermöglicht es den Patient:innen, sich frühzeitig ein Bild von den möglichen finanziellen Aufwendungen zu machen. Diese Pläne sind jedoch nicht verbindlich und dienen lediglich der Orientierung.
Behandlungsplan: Detaillierte Therapieplanung
Der Behandlungsplan legt die einzelnen Schritte der Therapie fest und dient als interne Arbeitsgrundlage für das Praxisteam. So wird sichergestellt, dass die gesamte Behandlung strukturiert abläuft und keine wichtigen Maßnahmen übersehen werden.
Kostenplan für Selbstzahler: Transparente Preisgestaltung
Für Selbstzahler:innen wird ein gesonderter Kostenplan erstellt, der alle geplanten Leistungen sowie die dazugehörigen Preise übersichtlich auflistet. Dies ermöglicht eine klare und transparente Kommunikation über die entstehenden Kosten und vermeidet Missverständnisse.
Unterschied zwischen eHKP und digitalem HKP
Was ist ein eHKP?
Der elektronische Heil- und Kostenplan (eHKP) wird direkt aus der Zahnarztpraxis an die Krankenkassen übermittelt und ist in Deutschland für viele zahnmedizinische Behandlungen gesetzlich vorgeschrieben. Dieser digitale Versand reduziert den administrativen Aufwand erheblich, da Papierdokumente entfallen und die Bearbeitung durch die Krankenkassen beschleunigt wird. Praxisteams profitieren von geringeren Verwaltungsaufwänden und einer automatisierten Übertragung der Daten.
Weitere Informationen zum elektronischen Heil- und Kostenplan finden Sie auf der Website der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung.
Was ist ein digitaler HKP?
Ein digitaler HKP bezieht sich auf die interne Verwaltung und Bearbeitung der HKPs innerhalb der Zahnarztsoftware. Dabei werden alle Schritte von der Erstellung über die Überwachung bis hin zur Abrechnung digital abgewickelt. Dies erleichtert die Zusammenarbeit im Praxisteam und sorgt für eine lückenlose Dokumentation. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Postversand oder Ausdruck entfällt, da Patient:innen ihre Heil- und Kostenpläne digital abrufen und per Unterschrift direkt auf dem Smartphone freigeben können.
Warum beide Systeme für Zahnarztpraxen wichtig sind
Die Kombination aus eHKP und digitalem HKP schafft durchgängige und effiziente Prozesse in der Zahnarztpraxis. Der eHKP sorgt für die schnelle und rechtssichere Übermittlung an die Krankenkassen, während der digitale HKP die interne Organisation und Verwaltung optimiert. Zusammen führen sie zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer besseren Übersicht.
Digitale Übermittlung des Heil- und Kostenplans (HKP) an Krankenkassen
Wie funktioniert die digitale Übermittlung?
Die digitale Übermittlung eines HKPs erfolgt direkt aus der Zahnarztsoftware. Nach der Erstellung wird der Plan sicher und DSGVO-konform an die zuständige Krankenkasse gesendet. Dadurch entfällt der zeitaufwändige Versand per Post, und die Bearbeitung erfolgt deutlich schneller.
Schritte für eine sichere HKP-Übermittlung
- Erstellung des HKPs in der Praxissoftware.
- Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität.
- Elektronische Übermittlung an die Krankenkasse.
- Automatische Benachrichtigung bei Statusänderungen.
Typische Fehler vermeiden
Typische Fehler wie fehlende Angaben oder unvollständige Unterlagen lassen sich durch automatisierte Prüfmechanismen vermeiden. Die Software erkennt kritische Fehler frühzeitig und gibt entsprechende Hinweise.
So unterstützt Roger die digitale HKP-Verwaltung
HKP digital erstellen und verwalten
Die Erstellung des Heil- und Kostenplans erfolgt in der Praxisverwaltungssoftware (PVS) und wird anschließend an Roger übermittelt. Dort wird der HKP digital aufbereitet, sodass Patient:innen ihn sicher und bequem online abrufen können. Roger ermöglicht zudem die digitale Übermittlung an Patient:innen, beispielsweise über DSGVO-konforme WhatsApp-Nachrichten, was den Freigabeprozess beschleunigt. Alle relevanten Daten werden zentral gespeichert, was Suchzeiten minimiert und doppelte Dateneingaben vermeidet.
Automatisierte Nachverfolgung mit der Software Roger
Eine der größten Vorteile von Roger ist die automatische Nachverfolgung von ausstehenden HKP-Freigaben. Die Software informiert das Praxisteam rechtzeitig über offene Genehmigungen und ermöglicht so eine proaktive Verwaltung. Gleichzeitig werden Patient:innen automatisiert per DSGVO-konformer WhatsApp-Benachrichtigung an ihre offenen Pläne erinnert. Dies erhöht die Umsetzungsrate geplanter Behandlungen, reduziert Zahlungsausfälle und sorgt für eine bessere Planbarkeit.
Digitale Unterschrift von HKPs
Patient:innen können ihre Heil- und Kostenpläne direkt auf dem Smartphone digital unterschreiben. Dies erleichtert die Freigabe der Behandlungspläne erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess. Die digitale Signatur ist rechtssicher, bequem und DSGVO-konform, sodass Praxen papierlos und effizient arbeiten können.
Fazit: Bessere Abrechnung durch digitalen HKP und eHKP
Digitale Heil- und Kostenpläne (HKPs) vereinfachen die Arbeitsabläufe in Zahnarztpraxen erheblich. Automatisierte Benachrichtigungen und digitale Unterschriften ermöglichen eine schnelle Bearbeitung und reduzieren Verwaltungsaufwand. Die Kombination aus digitalem HKP und eHKP sorgt für effizientere Prozesse, eine rechtssichere Dokumentation und erhöht die Anzahl umgesetzter Pläne pro Monat – ein klarer Vorteil für jede Zahnarztpraxis.
Was ist ein elektronischer Heil- und Kostenplan (eHKP)?
Ein elektronischer Heil- und Kostenplan (eHKP) wird digital aus der Praxissoftware an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Dies ist in Deutschland für viele zahnmedizinische Behandlungen gesetzlich vorgeschrieben. Der eHKP spart Zeit, da der Postversand entfällt und die Bearbeitung durch die Krankenkassen beschleunigt wird. Er sorgt zudem für eine rechtssichere Abrechnung und reduziert den administrativen Aufwand in Zahnarztpraxen erheblich.
Wie unterscheidet sich ein digitaler HKP von einem eHKP?
Während ein eHKP speziell für die elektronische Übermittlung an Krankenkassen verwendet wird, beschreibt der digitale HKP die interne Verwaltung und Bearbeitung von Heil- und Kostenplänen innerhalb der Zahnarztsoftware. Der digitale HKP umfasst die Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung in einer zentralen Software. Beide Systeme zusammen ermöglichen effizientere Abläufe und eine lückenlose Dokumentation, die für Zahnarztpraxen unverzichtbar ist.
Warum brauchen Zahnarztpraxen sowohl eHKP als auch digitalen HKP?
Zahnarztpraxen benötigen sowohl den elektronischen Heil- und Kostenplan (eHKP) als auch den digitalen HKP, da beide Systeme unterschiedliche, aber entscheidende Funktionen erfüllen. Der eHKP dient der rechtssicheren Übermittlung des Heil- und Kostenplans an die Krankenkassen. Dies ist in Deutschland für viele Behandlungen gesetzlich vorgeschrieben und sorgt für eine schnelle Bearbeitung und Genehmigung.
Der digitale HKP hingegen bezieht sich auf die interne Verwaltung der Heil- und Kostenpläne innerhalb der Praxissoftware. Hier werden alle Pläne digital erstellt, organisiert und überwacht. Zusammen ermöglichen beide Systeme einen vollständig digitalen, effizienten Workflow, der den Verwaltungsaufwand reduziert und die Planbarkeit sowie Abrechnung verbessert. So profitieren Praxen von mehr Zeit für die Patientenversorgung und weniger Bürokratie.
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Sandra Lienhardt
Direktorin Strategieberatung
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