Dr. Tiddens aus Köln: „Geschmeidiger Praxisablauf und zufriedene Patient:innen!”

Dr. Jelle Tiddens, Inhaber der Zahnarztpraxis RONDENT in Köln, steht gemeinsam mit seinem Team für moderne und qualitativ hochwertige Zahnmedizin. Mit einem klaren Fokus auf einen reibungslosen Praxisablauf und bestmöglicher Patientenzufriedenheit verfolgt er das Motto: „Happy Patient, happy me“.

Trotz ihres Engagements für eine patientenfreundliche Praxis stieß das Team um Dr. Tiddens auf organisatorische Herausforderungen, die den Alltag erschwerten. Um Abläufe zu optimieren und die Patientenzufriedenheit zu steigern, entschieden sie sich für die Softwarelösung Roger.

‍

„Dank Roger weiß ich nun immer genau, wo sich meine Patienten im Behandlungsprozess befinden, und spare wertvolle Zeit an der Rezeption. Ich muss die Heil- und Kostenpläne nicht mehr manuell nachfassen, und die automatischen WhatsApp-Erinnerungen haben die No-Show-Rate deutlich gesenkt.“ — Dr. Jelle Tiddens

Ausgangssituation:

Eine der größten Herausforderungen für RONDENT war die Verwaltung der Heil- und Kostenpläne sowie die Nachverfolgung der Patient:innen wie Dr. Tiddens uns berichtet: „Mein Team und ich konnten oftmals nicht nachvollziehen, ob die Patient:innen ihre Heil- und Kostenpläne bereits erhalten oder ggf. sogar bereits unterzeichnet hatten. Vor allem die manuelle Nachverfolgung bereitete uns großen manuellen Aufwand.”  Ohne ein effektives System, das automatisch an anstehende Behandlungen oder Nachfragen erinnert, stieß die Praxis an ihre organisatorischen Grenzen und entschied sich somit für die Software von Roger.

Lösungsansatz:

Mit Roger konnte RONDENT die Verwaltung und Nachverfolgung von Terminen und Heil- und Kostenplänen deutlich optimieren. Die Software überwacht diese automatisch und ermöglicht eine digitale Kommunikation mit den Patient:innen. Das Intervall, in dem Patient:innen bspw. digitale Erinnerungen erhalten, kann Dr. Tiddens hierbei selbst definieren. „Roger hat uns enorm dabei geholfen, die Termine und Pläne so zu organisieren, dass ich genau weiß, wann ich welche Patient:innen in bspw. drei, sechs oder zwölf Monaten erneut digital ansprechen muss – ganz ohne manuellen Aufwand.“, so Dr. Tiddens weiter. Besonders schätzt er die Übersichtlichkeit der Software, um den Status der Behandlungen stets im Blick zu behalten.

Zusätzlich zur besseren Organisation führte die Implementierung von Roger zu einer deutlichen Reduktion von No-Shows. Durch die automatisierten und sicheren WhatsApp-Terminerinnerungen, die sie am Vortag des Termins erhalten, erscheinen die Patient:innen nun zuverlässiger zu ihren Terminen. Dies entlastete das Rezeptionspersonal, das zuvor viel Zeit für telefonische Erinnerungen aufwenden musste. Auch schätzen die Patient:innen die einfache Kommunikation und fühlen sich, trotz anfänglicher Startschwierigkeiten bei einigen Patient:innen, gut informiert und zuverlässig betreut. Dies steigert die Zufriedenheit und fördert die Bindung an die Praxis.

Die drei Hauptvorteile für Rondent durch den Einsatz von Roger:

• Bessere Erreichbarkeit
• Höhere Auslastung
• Schnellere HKP-Umsetzung

Fazit:

Durch die Implementierung von Roger konnte die Zahnarztpraxis RONDENT nicht nur die Effizienz der Abläufe steigern, sondern auch die Zufriedenheit der Patient:innen erhöhen. Die automatisierten Erinnerungen und die verbesserte Organisation der Heil- und Kostenpläne erleichtern den Praxisalltag und stärken die Beziehung zu den Patient:innen.