DSGVO in Zahnarztpraxen: 5 Schritte zu optimalem Datenschutz

In einer Zahnarztpraxis werden sensible Informationen erhoben – von Gesundheitsdaten bis hin zu persönlichen Kontaktinformationen, weshalb der Datenschutz im Umgang mit Patientendaten von entscheidender Bedeutung ist. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sorgt dafür, dass diese Daten bestmöglich geschützt werden, und schafft Vertrauen zwischen Zahnärzt:innen und Patient:innen. Wir von Roger möchten Ihnen helfen, die wichtigsten Anforderungen der DSGVO einfach und verständlich umzusetzen.

1. Datenschutzmanagement richtig aufsetzen

Ein effektives Datenschutzmanagement ist das Fundament, um die Anforderungen der DSGVO in der Zahnarztpraxis zu erfüllen. Der erste Schritt ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Diese Aufgabe ist für Zahnarztpraxen verpflichtend, wenn mehr als zehn Mitarbeitende regelmäßig mit Patientendaten umgehen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einen Datenschutzbeauftragten in Ihrer Zahnarztpraxis effektiv einsetzen können.

Um Datenschutz in den Alltag zu integrieren, sollten alle Mitarbeitenden – von der Rezeption über ZFA bis hin zu Zahnärzt:innen – geschult werden. Die Schulungen vermitteln nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern sensibilisieren auch für den richtigen Umgang mit Gesundheitsdaten, um Fehler und Sicherheitslücken zu vermeiden.

Ebenso wichtig ist die Dokumentation aller Datenschutzmaßnahmen. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bildet hier den Kern, indem es die Prozesse zur Erhebung und Verarbeitung von Patientendaten klar und nachvollziehbar festhält. Dieses Verzeichnis ist eine zentrale Anforderung der DSGVO und stellt sicher, dass der Überblick gewahrt bleibt.

2. DSGVO-konforme Patientenkommunikation sicherstellen

Die Kommunikation mit Patient:innen stellt Zahnarztpraxen vor besondere Herausforderungen. Sensible Daten, wie Termine und Gesundheitsinformationen, werden häufig per E-Mail oder sogar per Post versendet. Diese traditionellen Kommunikationswege bringen oft Sicherheitsrisiken mit sich. E-Mails müssen beispielsweise immer verschlüsselt werden, um zu verhindern, dass unbefugte Personen auf die sensiblen Daten zugreifen. Auch der Versand von Briefen ist oft mit einem hohen Aufwand und Risiken verbunden, wie z. B. dem Verlust oder der Verzögerung der Zustellung.

WhatsApp bietet hingegen eine einfache und direkte Möglichkeit, um Patient zu erreichen. Viele Zahnarztpraxen nutzen WhatsApp für Terminerinnerungen, da es sowohl zeitsparend als auch für die Patient:innen sehr komfortabel ist. Bei der Lösung von Roger bspw. werden alle Nachrichten vor dem Versand verschlüsselt, sodass WhatsApp nie Zugriff auf den Inhalt der Nachrichten hat. Alles läuft über deutsche Server, und WhatsApp dient lediglich als Übertragungssystem, ohne die Nachrichten lesen zu können. Stellen Sie sicher, dass die verwendete Lösung automatisch synchronisiert, welche Kommunikationswege der Patient genehmigt hat, und dass beim ersten Kontakt abgefragt wird, ob der Patient der Kommunikation über WhatsApp zustimmt. Weitere Informationen zu Datensicherheitsmaßnahmen in Zahnarztpraxen finden Sie bei Dentalbase.

3. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein zentrales Element der DSGVO und für Zahnarztpraxen unverzichtbar. Es dokumentiert alle Prozesse, bei denen Patientendaten erhoben, gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle datenschutzrelevanten Tätigkeiten nachvollziehbar und transparent dargestellt sind. Detaillierte Informationen zu Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen erhalten Sie auf Dentalbase.

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ist ein zentrales Element der DSGVO und für Zahnarztpraxen unverzichtbar. Es dokumentiert alle Prozesse, bei denen Patientendaten erhoben, gespeichert oder weiterverarbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle datenschutzrelevanten Tätigkeiten nachvollziehbar und transparent dargestellt sind.

Typische Verarbeitungstätigkeiten in der Zahnarztpraxis umfassen die Erfassung von Patientendaten an der Rezeption, die Speicherung von Gesundheitsinformationen im Praxissystem und die Weitergabe an externe Dienstleister wie Labore oder Abrechnungsdienste. Jede dieser Tätigkeiten muss im Verzeichnis festgehalten und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben der DSGVO eingehalten werden.

Ein gut geführtes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten hilft nicht nur bei möglichen Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden, sondern dient auch als Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der Datenschutzmaßnahmen in Ihrer Praxis.

4. Auftragsverarbeitung und Verträge prüfen

Wenn Zahnarztpraxen externe Dienstleister wie Abrechnungsdienste, IT-Anbieter oder Laboratorien in Anspruch nehmen, müssen besondere Anforderungen der DSGVO beachtet werden. Diese Dienstleister sind sogenannte Auftragsverarbeiter, und es ist erforderlich, mit ihnen spezielle Verträge zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Diese Verträge regeln den sicheren Umgang mit Patientendaten und stellen sicher, dass der Dienstleister alle Datenschutzvorgaben einhält.

Prüfen Sie regelmäßig, ob alle relevanten Verträge vorhanden und aktuell sind. Die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt immer bei der Zahnarztpraxis, auch wenn Daten an einen externen Dienstleister weitergegeben werden. Achten Sie darauf, dass alle Dienstleister datenschutzkonforme Lösungen nutzen und bereit sind, dies auch vertraglich zu garantieren.

DSGVO-Vorgaben für Zahnarztsoftware

Die Zahnarztsoftware, die Sie in Ihrer Praxis nutzen, muss ebenfalls den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dazu gehört, dass die Software alle Patientendaten sicher speichert und den Zugriff darauf nur autorisierten Personen ermöglicht. Funktionen wie die Verschlüsselung der Daten oder die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen sind entscheidende Kriterien, die Ihre Zahnarztsoftware erfüllen sollte. Entdecken Sie, wie unsere Software-Lösungen Ihnen helfen, DSGVO-konform zu bleiben.

Die Zahnarztsoftware, die Sie in Ihrer Praxis nutzen, muss ebenfalls den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Dazu gehört, dass die Software alle Patientendaten sicher speichert und den Zugriff darauf nur autorisierten Personen ermöglicht. Funktionen wie die Verschlüsselung der Daten oder die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen sind entscheidende Kriterien, die Ihre Zahnarztsoftware erfüllen sollte.

Wir empfehlen Ihnen, die Software-Lösungen regelmäßig auf ihre DSGVO-Konformität zu überprüfen und sicherzustellen, dass Sicherheitsupdates zeitnah eingespielt werden. Eine datenschutzkonforme Zahnarztsoftware unterstützt Sie dabei, die Anforderungen der DSGVO effizient umzusetzen und den Schutz der Patientendaten zu gewährleisten.

5. Patientenrechte berücksichtigen

Die DSGVO gibt Patient:innen umfassende Rechte im Umgang mit ihren Daten. Dazu zählen das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung sowie das Recht auf Löschung ihrer Daten. Zahnarztpraxen sind verpflichtet, diesen Rechten nachzukommen und entsprechende Prozesse einzurichten, um Anfragen zeitnah zu bearbeiten. Mehr über die Patientenrechte nach DSGVO und das aktuelle EuGH-Urteil erfahren Sie bei lhr-law.

Die DSGVO gibt Patient:innen umfassende Rechte im Umgang mit ihren Daten. Dazu zählen das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung sowie das Recht auf Löschung ihrer Daten. Zahnarztpraxen sind verpflichtet, diesen Rechten nachzukommen und entsprechende Prozesse einzurichten, um Anfragen zeitnah zu bearbeiten.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden in Ihrer Praxis mit den Patientenrechten vertraut sind und wissen, wie sie Anfragen zur Datenauskunft oder Datenlöschung korrekt bearbeiten. Eine gute Dokumentation und klare Abläufe helfen Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Anfragen innerhalb der vorgeschriebenen Fristen beantwortet werden.

Umgang mit Anfragen zur Datenauskunft

Patient:innen haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über sie gespeichert sind. Diese Anfragen müssen innerhalb eines Monats beantwortet werden. Sorgen Sie dafür, dass die benötigten Informationen schnell zugänglich sind und in verständlicher Form bereitgestellt werden können.

Um den Aufwand für die Bearbeitung solcher Anfragen zu minimieren, sollten Sie standardisierte Abläufe und Vorlagen nutzen. Dokumentieren Sie jede Anfrage und deren Bearbeitung sorgfältig, um bei einer möglichen Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde den korrekten Umgang mit den Patientendaten nachweisen zu können.

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