Externe Rezeption für die Zahnarztpraxis: Effizient entlasten, besser erreichbar

Der Empfang: Herzstück und Schwachstelle zugleich

Die Rezeption ist in Zahnarztpraxen oft der zentrale Knotenpunkt: Hier laufen Terminanfragen, Patientenbetreuung und organisatorische Aufgaben zusammen. Doch genau hier entsteht auch besonderer Druck. Das Telefon klingelt ununterbrochen, Patient:innen warten auf ihre Anmeldung, und zwischendurch kommen Rückfragen zu Behandlungen oder Abrechnungen. Gerade in kleineren Teams mit nur ein bis zwei Mitarbeitenden am Empfang kann die Belastung schnell kritisch werden – etwa bei kurzfristigen Ausfällen.

Fast jede zweite Zahnarztpraxis (47 %) sucht laut apoBank derzeit aktiv nach Mitarbeitenden – ein deutliches Signal für die angespannte Personalsituation in vielen Praxen.  Eine externe Rezeption für die Zahnarztspraxis kann genau hier ansetzen und für spürbare Entlastung sorgen.

Externe Rezeption Zahnarzt als Lösung

Welche Aufgaben sich auslagern lassen

Die hohe Arbeitsbelastung ist längst kein subjektives Empfinden mehr. In einer aktuellen Umfrage der Felix Burda Stiftung bewerteten 39 % der Praxismitarbeitenden ihre Arbeitslast als viel zu hoch, weitere 44 % als etwas zu hoch. Rund die Hälfte gab an, nicht mehr mit der nötigen Sorgfalt auf Patient:innen eingehen zu können.

Jedoch erfordert nicht jede Anfrage das Know-how des Praxisteams. Routineaufgaben wie Terminvereinbarungen, Absagen oder einfache Auskünfte – etwa zur professionellen Zahnreinigung (PZR) – lassen sich problemlos an eine externe Zahnarzt Rezeption übergeben. Diese kann Anrufe entgegennehmen, Termine koordinieren und Rückrufwünsche strukturiert weiterleiten. So bleibt dem Team vor Ort mehr Zeit für komplexere Aufgaben wie die Klärung von Heil- und Kostenplänen oder die persönliche Betreuung von Patient:innen.

Ein Beispiel: In Stoßzeiten wie Montagmorgen häufen sich Anrufe. Eine externe Rezeption für Zahnärzte filtert diese Flut, priorisiert dringende Anliegen und entlastet das Team.

Abläufe in der Praxis

Damit die Zusammenarbeit klappt, sind klare Prozesse entscheidend. Die Telefonleitung wird an den externen Dienst weitergeleitet, der Anfragen entgegennimmt und entsprechend dokumentiert.

Die externe Zahnarzt Rezeption arbeitet nach den Vorgaben der jeweiligen Praxis, sodass die Betreuung persönlich bleibt. Sensible Daten sind durch sichere Verbindungen geschützt. Flexibilität ist ein weiterer Vorteil: Der Dienst kann temporär – etwa bei Personalausfall – oder dauerhaft genutzt werden.

Vorteile eines externen Empfangs für die Praxis und Patient:innen

Ein Blick auf die Arbeitsrealität zeigt, wie groß der Druck im Praxisalltag inzwischen ist: In Bayern wechselten 2023 rund 30 % der Zahnmedizinischen Fachangestellten in andere Berufe. Diese hohe berufliche Mobilität deutet auf zunehmende Unzufriedenheit und Überlastung hin – insbesondere durch wachsende administrative Anforderungen.

Eine externe Rezeption schafft hier spürbare Entlastung. Das Praxisteam gewinnt Zeit für die Betreuung der Patient:innen und die Abstimmung im Team. Gleichzeitig verbessert sich die Erreichbarkeit, und Wartezeiten am Empfang lassen sich reduzieren – ein Vorteil, der sich direkt in der Patientenzufriedenheit widerspiegelt.

Das Modell ist flexibel skalierbar: Es lässt sich an die jeweilige Praxisgröße anpassen und funktioniert sowohl für Einzelpraxen als auch für größere Standorte – unabhängig davon, ob sie in der Stadt oder im ländlichen Raum liegen.

Fazit: Struktur statt Überforderung

Eine überlastete Rezeption ist kein unvermeidbares Problem, sondern eine Frage der Organisation. Eine externe Zahnarzt Rezeption schafft Freiräume, indem sie Routineaufgaben übernimmt, während Dentalsoftware wie Roger die Abläufe strafft. Das Ergebnis ist ein reibungslos funktionierender Empfang – für das Team, die Praxisleitung und die Patient:innen. Weniger Stress, mehr Fokus: So bleibt die Praxis zukunftsfähig.

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